1. Aceptación de los Términos
Al acceder, registrarse y utilizar la plataforma PreventWork (SG-SST Pro) (en adelante, "la Plataforma" o "el Servicio"), usted acepta someterse a los presentes Términos y Condiciones. Si no está de acuerdo con alguna parte de estos términos, no deberá utilizar nuestros servicios. La Plataforma está dirigida exclusivamente a empresas, entidades y trabajadores que operan bajo la legislación de la República de Colombia.
2. Descripción del Servicio
PreventWork es una plataforma tecnológica tipo Software as a Service (SaaS) diseñada para facilitar la administración, diseño, ejecución y control del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), en concordancia con el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019.
El Servicio permite la creación de actas, registro de asistencias, gestión documental, recolección de firmas digitales, entre otros. La disponibilidad de módulos específicos dependerá del plan de suscripción adquirido por la Empresa.
Importante: PreventWork es una herramienta tecnológica. La correcta implementación, veracidad de los datos, ejecución en campo y el cumplimiento legal del SG-SST ante el Ministerio de Trabajo y las ARL son responsabilidad exclusiva y absoluta de la Empresa contratante y su Representante Legal.
3. Cuentas y Roles de Usuario
La plataforma define claramente tres niveles de acceso, cada uno con responsabilidades específicas:
- Representante Legal: Es el administrador principal, responsable de la suscripción, facturación y la veracidad de la información corporativa (NIT, Razón Social). Tiene el control absoluto sobre los datos de su empresa en la Plataforma.
- Responsable SG-SST: Es el usuario designado por la Empresa (con su respectiva licencia) para administrar el sistema operativo del SG-SST. Sus acciones dentro de la Plataforma se realizan en nombre y representación de la Empresa.
- Trabajadores: Usuarios con acceso limitado, cuyo propósito principal es la consulta de información pública de la empresa, el diligenciamiento de la encuesta sociodemográfica y el registro de sus asistencias o notificaciones.
El cuidado de las credenciales de acceso (usuario, contraseña, códigos 2FA) es responsabilidad de cada usuario. Cualquier actividad realizada bajo una cuenta será atribuida legalmente al titular de la misma.
4. Validez de la Firma Electrónica
La Plataforma permite la recolección de firmas mediante trazos táctiles (en dispositivos móviles) o a través del mouse, las cuales se adjuntan a los documentos generados (Actas, Planillas, Asistencias).
Al utilizar este método, el usuario reconoce y acepta que su firma electrónica trazada en la Plataforma tiene plena validez jurídica, eficacia probatoria y fuerza vinculante, en los términos establecidos por la Ley 527 de 1999 en Colombia, equivaliendo a su firma manuscrita para los documentos internos de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
5. Suscripciones y Pagos (Wompi)
El acceso a las funcionalidades de la Empresa requiere el pago de una suscripción activa (Mensual o Anual). Los pagos son procesados de forma segura a través de la pasarela de pagos Wompi (Bancolombia).
- Los planes están limitados por la cantidad de trabajadores (Ej: PEM, MEM, GEM). Si la Empresa excede el límite de su plan, deberá realizar un upgrade pagando la diferencia correspondiente.
- Por la naturaleza digital del Servicio (SaaS), los pagos realizados no son reembolsables, salvo en los casos en que aplique el derecho de retracto conforme a la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor).
- En caso de mora en el pago, PreventWork se reserva el derecho de suspender el acceso a la cuenta tras un periodo de gracia notificado, manteniendo los datos en custodia temporal.
6. Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
La recolección y tratamiento de datos personales (incluyendo información sociodemográfica y de salud de los trabajadores) se rige bajo la Ley 1581 de 2012 de Habeas Data. Al registrarse, los usuarios autorizan el tratamiento de sus datos conforme a nuestra Política de Privacidad.
La Empresa contratante actúa como Responsable de los datos de sus trabajadores, mientras que PreventWork actúa únicamente en calidad de Encargado del tratamiento, proporcionando la infraestructura tecnológica para su almacenamiento y procesamiento seguro.
7. Disponibilidad y Soporte Técnico
Nos esforzamos por mantener la Plataforma operativa el 99.9% del tiempo. Sin embargo, PreventWork no garantiza que el acceso sea ininterrumpido o libre de errores debido a mantenimientos programados, actualizaciones o fallos de terceros (servidores de hosting, pasarelas de pago, etc.).
El soporte técnico se brindará de acuerdo con los niveles de servicio establecidos en el plan de suscripción adquirido a través de los canales oficiales de la plataforma.
8. Propiedad Intelectual
El código fuente, diseño, logotipos, algoritmos, y bases de datos que conforman PreventWork son propiedad exclusiva de los creadores de la Plataforma. El pago de una suscripción otorga a la Empresa una licencia de uso temporal, limitada, no exclusiva e intransferible, mas no otorga derechos de propiedad sobre el software.
PreventWork se reserva el derecho de modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán notificados al Representante Legal de cada Empresa a través de correo electrónico o mediante avisos en la Plataforma.